Von Mitte 2019 bis 2020 feiern ÖBB-TS und Boom Software „20 Jahre Einsatz BOOM MAINTENANCE MANAGER bei ÖBB-TS“. In 20 Jahren Kunden-Lieferanten-Beziehung wurde ein System für die Bahnindustrie entwickelt, dass die Anforderungen der Stufe 4 von ECM (Entity in Charge of Maintenance) vollständig abdeckt und darüber hinausgeht.
Eisenbahnverkehrsunternehmen werden ständig vor neue Herausforderungen gestellt – Internationalisierung, Gesetzesänderungen, etc. erzeugen immer wieder neue Anforderungen. Daher ist es unbedingt erforderlich, dass Unternehmensprozesse laufend optimiert und erneuert werden. In einem gemeinsamen Projekt haben die Österreichische Bundesbahnen und die Boom Software AG sich zum Ziel gesetzt, gemeinsam die Papierprozesse, in der Instandhaltung von Schienenfahrzeugen, zur Gänze abzulösen. Mit der digitalen Leistungserfassung soll unter anderem die Transparenz geschaffen werden, um nicht nur wettbewerbsfähig zu bleiben, sondern auch die Basis für Ausbaustufen der digitalisierten Auftragsabwicklung zu schaffen.
Koordinaten einer erfolgreichen Zusammenarbeit
ÖBB-Technische Service GmbH wurde 1995 als Geschäftsbereich der ÖBB gegründet und erbringt das Management von Schienenfahrzeugen – Instandhaltung, Modernisierung, Assembling, Engineering, Neubau und Aufarbeitung von Fahrzeugkomponenten sowie Entwicklung von Prüf- und Diagnoseeinrichtungen. Jährlich werden 210.000 Kundenaufträge an 35.000 Schienenfahrzeugen (Lokomotiven, Reisezugwägen und Güterwägen) durchgeführt. Über 8.500 sicherheitsrelevante Kriterien werden verfolgt und überwacht.
Boom Software AG wurde 1995 in Leibnitz gegründet und beschäftigt sich seit 1999 mit der Entwicklung von Lösungen in der Bahnindustrie. Ob Flottenmanagement, Asset Management oder Maintenance Management, Boom Software verfügt über langjähriges Know – How in diesen Bereichen. Neben den ÖBB-Technische Services setzen auch die Rail Cargo Group, Deutsche Bahn Cargo, National Express Deutschland und die Nationale Gesellschaft der Luxemburgischen Eisenbahnen (CFL) auf die Lösungen von Boom Software.
Der Schritt in Richtung Digitalisierung
Unternehmen aller Größen werden vom Megatrend Digitalisierung beeinflusst. Die Erfolgspotenziale und Herausforderungen in Unternehmen sind offensichtlich. Neben hohem Innovationspotenzial revolutioniert dieser technologische Fortschritt Geschäftsmodelle, Produktions- und Arbeitsprozesse. Kernaufgabe der Instandhaltung von Schienenfahrzeugen ist die Vermeidung von Unfällen und Störungen sowie der Erhalt des Wertes und der Brauchbarkeit der Fahrzeuge. Je besser die Entscheidungen der Instandhalter systemtechnisch unterstützt werden, desto genauer können diese Ziele erreicht werden. Eine digitalisierte Instandhaltung erleichtert dies immens und bringt entscheidende Wettbewerbsvorteile mit sich. War die bisherige Auftragsabwicklung in vielen Unternehmen für jeden noch so geringen Arbeitsaufwand bzw. jede Tätigkeit handschriftlich zu dokumentieren sowie zu archivieren (im Bahnbereich beträgt die Archivierungspflicht 30 Jahre), so ist es nun möglich, diese zur Gänze digital mittels Zeitstempel und eindeutiger Personalnummer unveränderbar auf einem revisionssicheren Speicherplatz zu sichern. All diese Funktionen wurden unter Berücksichtigung des Datenschutzes umgesetzt. Personenbezogene Daten werden nur dort gespeichert, wo es aufgrund gesetzlicher Bestimmungen vorgeschrieben ist, eine gemäß DSGVO fristgerechte Anonymisierung ist gewährleistet. Alle Daten, die nicht zwingend zur Person gespeichert werden müssen, aber für die Auswertung und Weiterverarbeitung notwendig sind, werden je Team summiert und lassen somit keine widerrechtlichen Rückschlüsse auf Personen zu.
Was eine digitale und in Echtzeit erfasste Leistungserfassung bedeutet
Unter der Leistungserfassung versteht man nicht die Personalzeiterfassung, also das Dokumentieren der An- und Abwesenheitszeiten, sondern die Aufzeichnung der tatsächlich verwendeten Stunden für eine Abstellung, einen Auftrag oder eine Tätigkeit. Pro Arbeitsschritt benötigte Zeiten werden von Mitarbeiten durch elektronischen Systemzugriff aufgenommen. Die Aufträge in Werkstätten der ÖBB TS werden je nach Kunden pauschal oder leistungsorientiert verrechnet. Für eine korrekte Rechnungslegung oder die Nachkalkulation von Pauschalangeboten ist die korrekte Erfassung essenziell. Bis zur Einführung der digitalen Leistungserfassung musste jeder Mitarbeiter seine Stunden handschriftlich festhalten, oft erst im Nachhinein, und durch einen anderen Mitarbeiter in das System eingetragen werden. Nun erfolgt diese direkt ohne Zeitverzögerung. Durch einfache An- und Abmeldungen auf Abstellungen werden Zeiten automatisch erfasst, das Ausdrucken sowie Ausfüllen von Arbeitspapieren und Unterschriften ist somit nicht mehr erforderlich. Die Zeiten können von Teamleitern geprüft und ggf. korrigiert werden, bevor die Informationen in das zentrale System übernommen werden. Dieser Schritt kann entscheidend sein für die Akzeptanz der Einführung der elektronischen Auftragsabwicklung. Die automatisierte Zählung der Arbeitszeiten darf für die Anwender keinen Mehraufwand bedeuten. Die manuellen Mitarbeiter sollen sich keine Gedanken über eventuelle Leerzeiten zwischen Anwesenheit und Anmeldezeit machen müssen, sondern sich auf ihre Kerntätigkeit konzentrieren können. Die nachträgliche Beurteilung und eventueller Manipulation der automatisch erfassten Zeiten muss für die Anwender ebenso übersichtlich und benutzerfreundlich aufbereitet sein, um die Teamleiter nicht für diese Tätigkeiten zu binden. Mit dieser Umstellung der Arbeitsweise erhalten Mitarbeiter den ersten Einblick in die digitalisierte Auftragsabwicklung. Diese stufenweise Herangehensweise erleichtert ihnen jeden weiteren Schritt Richtung Digitalisierung bis hin zur totalen Umstellung.
Die Integration in das Werkstätten Management System
Bereits 1999 startet die ÖBB TS, damals noch keine eigene Gesellschaft, die Werkstätten Prozesse digital abzubilden. Mit dem BOOM MAINTENANCE MANAGER (BMM) wurde ein Softwaretool eingeführt, das von der Planung, Vorbereitung über Auftragsdurchführung bis zum Abschluss alles abbildet. Es wurde schon früh damit begonnen Messwerte aus z.B. CALIPRI strukturiert zu verfolgen und eine Lebensakte für alle Fahrzeuge und eine Einbauhistorie aller sicherheitsrelevanter Komponenten abzulegen. Die Projekte zur Digitalisierung der Auftragsdurchführung werden nun ebenfalls mit Boom Software umgesetzt. Schnittstellen sind daher kein Thema, die digitale Leistungserfassung ist eine mobile Erweiterung des bereits eingesetzten Systems.
Was die Zukunft bringt
Teilweise schon im Piloteinsatz oder in Entwicklung werden sämtliche Auftrags PAPIERE obsolet. Notwendige Dokumentationen, Stücklisten und Checklisten werden digital zur Verfügung gestellt und können dort abgearbeitet werden. Von der Eingangs Befundung über die Auftragsdurchführung bis zur Betriebsfreigabe sind alle Schritte mit einem Tablet möglich. Die Serialisierung aller relevanter Bauteile und die beleglose Lagerlogistik sind weitere Ausbaustufen, die das Ziel verfolgen: Die Wettbewerbsfähigkeit im europäischen Werkstätten-Markt zu festigen und weiter auszubauen.
